(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、本市における文書の収受、処理、保存その他文書事務管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則等)

第3条　本市における事務は、文書により処理することを原則とする。

(文書管理主管課長の職務)

第4条　文書管理主管課長は、この規程に定める職務を行うほか、本市における文書管理事務を総括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、課における文書管理者となり、常に文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、課員を指揮監督しなければならない。

(文書事務管理体制の整備)

第6条　文書事務の管理運営の統一性を保ち、課において均質の文書情報を確保する観点から、文書管理主管課と課との役割分担を行い、文書事務管理体制の整備を図るものとする。

(文書管理主任の設置)

第7条　課における文書管理者の職務を補佐し、文書事務を管理するため、課に文書管理主任を置く。

(文書取扱主任の設置)

第8条　文書管理主任を補佐し、課内の文書事務を処理するため、課に文書取扱主任を置く。

(文書管理主任会議)

第9条　文書管理主管課長は、必要があるときは、文書管理主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を行うものとする。

(文書の規格及び文書事務に必要な帳票)

第10条　文書は、原則として、日本産業規格A版の規格の用紙を用い、文書事務の取扱いに関し必要な帳票は、次に定めるところによる。

(例規の種類)

第11条　例規の種類は、次に掲げるとおりとする。

(例規の書式)

第12条　例規の書式は、次に定めるところによるものとする。

(一般文書の文例)

第13条　例規及び議案以外の文書(以下「一般文書」という。)の文例は、原則として、一般文書の文例(書式第8号)による。

(文書等の受領)

第14条　本庁及び支所に到達した文書等は原則として文書管理主管課及び支所(以下「文書管理主管課等」という。)において受領する。ただし、課に直接到達した文書等については、課において受領することができる。

(郵便料金未納等の文書等の取扱い)

第15条　郵便料金の未納又は不足の文書等が到達したときは、公務に関するものであることが明らかである文書等に限り、未納又は不足料金を郵便切手等により支払って受領することができる。

(文書等の配布)

第16条　文書管理主管課等において受領した文書等は、次に定めるところにより配布するものとする。

(2課以上の課に関係する文書等の配布)

第17条　文書管理主管課等は、2課以上の課に関係する文書等については、最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

(課が明らかでない文書等の取扱い)

第18条　文書管理主管課等は、課が明らかでない文書等については、その取扱いについて、速やかに上司の指示を受けなければならない。

(文書等の収受)

第19条　課において受領し、又は配布を受けた文書等は、次に定めるところにより収受するものとする。

第20条　課長は、文書管理主任から回付を受けた文書等、収受用紙等の内容を確認した上で、当該文書等に係る事務担当係長に、これを交付しなければならない。

(処理方針)

第21条　課長は、課内の文書を処理するに当たっては、自らが処理すべきもののほか、当該文書の事務処理を担当する課長補佐及び係長に対しその処理方針を示し、正確にこれを処理させなければならない。

(文書の処理期限)

第22条　文書は、直ちに処理し、処理期限のあるものについては、これを経過しないようにしなければならない。

(重要又は異例の文書)

第23条　重要又は異例な文書については、直ちに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(事務の処理)

第24条　事務の処理は、特別な場合を除き文書によるものとし、別に定めるもののほか、係長から順次上司の決裁を受けなければならない。

(文書の作成)

第25条　文書の作成は、次に定めるところにより行わなければならない。

(起案)

第26条　起案は、文書管理システムに必要事項を入力するとともに起案用紙を印刷して行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案については、当該文書の余白に処分案を朱書し、若しくは処分印を押し、又は課においてあらかじめ定めた処理様式、簿冊、伝票等を用いて処理することができる。

(起案の要領)

第27条　起案は、前条の規定によるもののほか、次に定めるところにより行わなければならない。

(経由文書)

第28条　市を経由して行政官庁等に進達しなければならない文書で、副申を必要とする場合は、前条に準じて取り扱わなければならない。

第29条　削除

(供覧)

第30条　収受に係る文書は収受用紙により、その他は当該文書の余白に「供覧」と記入する等の方法により関係者の閲覧に供しなければならない。

(決裁区分)

第31条　文書の決裁区分は、次に掲げる6種類に区分するものとし、大洲市事務決裁規程(平成22年大洲市訓令第2号)の定めるところにより処理しなければならない。

(回議)

第32条　起案文書は、速やかに回議し、決裁を受けなければならない。

(至急文書)

第33条　至急に処理しなければならない事案に係る起案文書は、欄外上部余白に「至急」と朱書し、起案者が持ち回ることを原則とし、やむを得ない場合は、その内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。

(機密文書)

第34条　機密の取扱いを要する起案文書は、部長、課長又は特に指定された者が起案し、欄外上部余白に「秘」と朱書し、自らが持ち回り、又は封入して授受しなければならない。

(合議)

第35条　他の課に関係のある起案文書で合議の必要のあるものは、課長及び必要に応じて部長に回議した後、関係がある他の課長及び必要に応じて部長の合議を経た上、市長又は専決者の決裁を受けなければならない。

(起案文書の改廃)

第36条　決裁又は合議を経た起案文書を改廃しようとするときは、その旨を朱書し、その改廃案について、再決裁を受け、必要に応じて、関係がある他の課長及び部長に合議しなければならない。

(決裁等の方法)

第37条　決裁は、押印又はサインにより行うものとする。回議又は合議の場合も、同様とする。

(文書番号等)

第38条　決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で文書番号を必要とするもの(第12条第1号から第5号までに掲げる文書を除く。)は、課において文書管理システムに必要事項を入力し、当該文書に文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、文書記号及び文書番号を付すことが適当でない文書並びに軽易な文書については、これらを省略することができるものとする

第39条　第12条第1号から第5号までに掲げる文書は、決裁後直ちに総務課において例規番号簿等に必要事項を登載し、暦年の種別及び暦年ごとの一連番号を付けて処理しなければならない。

第40条　第12条第7号に掲げる文書は、決裁後直ちに総務課において指令番号簿に必要事項を登載し、暦年の種別及び暦年ごとの一連番号を付けて処理しなければならない。

(議案等の処理)

第41条　議案その他市議会へ提出する必要がある文書は、決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。

(文書の発信者名等)

第42条　発送する文書には、文書記号、文書番号及び年月日を記入し、施行する文書の発信者名は、次に掲げるところによる。

(文書の浄書)

第43条　決裁文書で施行を要するものは、課において浄書しなければならない。

(浄書文書の照合)

第44条　浄書した文書は、施行の前に課において決裁文書と照合しなければならない。

(公印の押印)

第45条　施行する文書には、大洲市公印規則(平成17年大洲市規則第9号)の定めるところにより公印を押すとともに、決裁文書との間に契印を押さなければならない。

(文書等の発送)

第46条　文書等の発送事務は、文書管理主管課等において取り扱う。ただし、急施を要する場合又は運送業者に運搬を委託する文書等は、直接、課において発送できるものとする。

第47条　文書等を発送しようとするときは、課において封入し、宛先等必要事項を記入した当該文書等に郵便物差出票を付して、文書管理主管課等に送付するものとする。

(発送の例外)

第48条　前条の規定にかかわらず、文書の発送を電子メール等により行うことができる。

(文書管理主管課等における発送)

第49条　文書管理主管課等は、課から発送文書等の送付を受けたときは、郵便物を種別ごとに分類し、郵便料金後納差出票を付して発送する。ただし、必要があるときは、郵便切手を使用することができる。

第50条　削除

(文書の整理及び保管の原則)

第51条　文書は、必要なときに直ちに取り出せるように、完結していない文書と完結している文書とに区分し、常に整然と分類して整理の上、所定の場所に保管しなければならない。

(文書の整理)

第52条　文書の整理は、原則として、簿冊方式により行うものとする。ただし、図面等の簿冊方式で保管することが困難なものについては、この限りでない。

第53条　削除

(文書件名表の作成)

第54条　簿冊を使用する職員は、必要と認められる場合において、当該簿冊に綴じ込んだ文書一覧として文書件名表を作成し、簿冊の先頭ページに綴り込むものとする。ただし、保存期間が5年以下のものや簿冊の名称から綴り込まれている文書が特定できる簿冊については、この限りでない。

(文書の保管)

第55条　課における文書の保管は、原則として簿冊単位で行うものとし、保管の対象となる簿冊は、次に掲げるものとする。

(文書の移し換え)

第56条　課は、毎年定める文書整理一斉作業の期間中に、完結した文書の移し換えを行うものとする。

(文書の置き換え)

第57条　課は、毎年定める文書整理一斉作業の期間中に、保管期間が満了した文書の置き換えを行うものとする。

(文書の保存期間)

第58条　文書の保存期間の種別は、次に掲げるとおりとする。

(保存期間の変更)

第59条　前条の規定により決定された文書の保存期間は、課長と文書管理主管課長が協議の上、これを延長し、又は短縮することができる。

(保存期間の起算日)

第60条　文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日からとする。

(保存文書の管理)

第61条　文書管理主管課長は、保存文書を保存する書庫の割り振りを行うとともに、保存管理に関する課への指示を行う等適切な措置を講ずるものとする。

第62条　課長は、保存文書を保存管理するときは、当該書庫の書棚において、保存期間別、年度別及び文書分類記号番号順に整理して行うものとする。

第63条　課長は、当該書庫を常に清潔に保ち、火災、虫害、盗難等の予防その他文書保存上適切な措置を講ずるとともに、喫煙その他火気の使用をさせてはならない。

(保存文書の利用)

第64条　保存文書を利用しようとする職員は、課長の承認を得なければならない。

(文書の閲覧等)

第65条　文書は、課長の承認を得て、職員以外の者に閲覧させ、又は写しを交付することができる。この場合において、必要に応じて課長は、文書管理主管課長と事前に協議を行うものとする。

(文書の廃棄)

第66条　課は、毎年定める文書整理一斉作業の期間中に、文書の廃棄を行わなければならない。

(廃棄の方法)

第67条　課は、文書件名表により廃棄該当簿冊を点検し、廃棄しても支障のないものについて廃棄手続を行う。この場合において、保存期間の延長をする必要がある簿冊については、課の長と文書管理主管課長が協議の上、これを延長し、廃棄は行わないものとする。

(その他)

第68条　この規程の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。